Digital Cleanup Summer

Un été pour alléger le poids de votre boîte e-mail

Et si vous profitiez de l’été pour faire de la place dans votre boîte aux lettres ? Dans le cadre de l'éco-challenge inter-établissements LNA Santé, un nouveau défi sur 2 mois pour réduire la taille des boîte aux lettres.
Un comparatif sera établi entre avant et après.
Objectif : faire partie des établissements qui auront obtenu la plus forte réduction (en %) de la taille de leur boîte aux lettres.

Je découvre les bonnes pratiques autour de la gestion de ma boîte aux lettres et l'envoi de mes emails et je passe à l'action.

➜ Comprendre l'impact de ses e-mails
➜ Passer à l'action
➜ Découvrir les bonnes pratiques

Comprendre l’impact des e-mails

306 à 347 milliards d'e-mails sont envoyés ou échangés chaque jour dans le monde. Cela inclut les spams et les e-mails normaux, dont 80 % ne sont jamais ouverts. (Source 1 , Source 2)

Un spam reçu, même si vous ne l'ouvrez pas, aura le même impact qu'un e-mail classique. Près de 62 billions de spams sont envoyés chaque année, environ 45 % des e-mails reçus. (Source 3)
Un seul e-mail génère une empreinte carbone d'environ 4 g de CO₂e (équivalent dioxyde de carbone), ce qui équivaut à parcourir environ 10 mètres en voiture. L'empreinte carbone peut atteindre 50 g de CO₂e pour un e-mail contenant une pièce jointe volumineuse. (Source 4)
Conserver 1 Go de données pendant 1 an représente environ 5 kg de CO₂e. Multiplier les copies, les e-mails avec pièces jointes et le stockage inutile (doublons) augmente directement l'empreinte environnementale du numérique. (Source 5)

Que représente LNA Santé ?

Moyenne taille des BAL (Boîtes Aux Lettres) en établissement : 2,5 Go
Moyenne taille de BAL au siège : 10 Go
Taille totale BAL LNA Santé = 18,4 To soit un équivalant de 92000 Kg CO₂/an pour le stockage

Quatre éléments clés dans l’impact de l’envoi d’un e-mail

L’impact de l’envoi d’un mail dépend :

du poids du contenu et des pièces jointes

du trajet parcouru entre votre fournisseur et le destinataire

du nombre de destinataires

de l'équipement utilisé pour son envoi

Les bonnes pratiques

Je limite le nombre et le poids des pièces jointes

Les pièces jointes sont souvent l’aspect le plus lourd dans un e-mail. Avant d’en envoyer, demandez-vous pour chaque fichier s’il est nécessaire.

Pour l’envoi de gros fichiers ou de dossiers entiers, privilégiez l’envoi du lien vers le document dans l'e-mail et stockez le fichier dans un espace partagé :

Si l’envoi ne concerne que des destinataires internes à LNA Santé : il est conseillé de passer par un partage sur les systèmes de fichiers S:\, T:\, ou le cas échéant Teams. Pour le partage de procédures et documents de référence privilégier LNA BOX et LNA GED
Si l’envoi concerne des destinataires externes pour lesquels vous avez des envois fréquents : stockez votre document dans un espace commun Mycloud LNA ou Teams (contacter la DSI qui pourra vous orienter)

Un des plus gros avantages de cette solution est que le fichier n’est stocké qu’une seule fois (une seule version) et que vous pouvez le supprimer plus tard une fois que votre sujet a été traité.

Je limite le nombre de destinataires

Avant chaque envoi, assurez-vous de n’envoyer votre e-mail qu’aux personnes concernées et qui ont une grande chance de le lire et d’y répondre.

Je limite la taille de ma signature

Privilégiez une signature sans images intégrée, à défaut uniquement le logo, comportant uniquement votre nom et le nom de votre organisme et vos coordonnées.